סדר יום מול דקות

סדר היום והפרוטוקולים הם שני המרכיבים החשובים ביותר של פגישה. ישנם הרבה דברים במוחו של האדם שמסדר את הפגישה כגון לוח הזמנים, התזמון, המקום, האורחים, תוכנית הפגישה וכן הלאה. לפיכך, נדרש להיות מודע להבדלים בין סדר היום לפרוטוקולים.

סדר יום

סדר יום הוא מילה המשמשת לתיאור לוח הזמנים או תוכנית הפגישה. זוהי רשימה של דברים שצריך לעשות או לדון במהלך הפגישה. כל ישיבה רשמית המאורגנת דורשת את סדר היום שלה. ישנו רצף בו מופיעים פריטים ומדברים עליהם במהלך הישיבה וסדר היום של הישיבה מציין בבירור את הרצף הזה. סדר יום זה מופץ בין האורחים הרבה לפני שהם מגיעים למקום בפגישה בזמן הפגישה כדי לאפשר להם להכיר את הנושאים שידונו במהלך הפגישה. מטרה נוספת של סדר היום היא לוודא שהמשתתפים נערכים בהתאם ואינם נתפסים כלל.

דקות

דקות הוא מונח המשמש להתייחס לרשומה הרשמית של ההליכים במהלך ישיבה רשמית. הפרוטוקולים הללו משמשים רישומים של מה שקרה במהלך פגישה כמו גם כדי להזכיר לאנשים לאחר זמן מה אם הם שוכחים. פרוטוקולים אלה מועילים גם לכל מי שאינו מסוגל להשתתף בפגישה כאשר הם מתוודעים לכל מה שהתרחש במהלך הפגישה. פרוטוקולים מכילים את שם המקום, את תאריך ושעת הפגישה ואת רשימת כל מי שהגיעו לפגישה. דקות אלה מכילות גם את שמו של האדם הנוטל דקות אלו.

מה ההבדל בין אג'נדה לפרוטוקולים?

• סדר יום הוא לוח הזמנים של הפגישה ומספר את השתלשלות האירועים במהלך הפגישה כדי לאפשר לאורחים להתכונן מראש.

• פרוטוקול מתייחס לרשומה הרשמית של הליכי ישיבה רשמית. דקות חשובות כדי להזכיר מה קרה במהלך פגישה בתאריך עתידי אם אנשים שוכחים.